Cum se vor schimba organizatiile dupa aceasta criza. Interviu cu Razvan Botezatu, Senior Consulting Associate Human Invest
Pe Razvan il cunosc de la inceputul anilor ’90: eram studenti, construiam in Romania o organizatie studenteasca (AIESEC), iar Razvan a fost unul din cei alaturi de care descopeream ce inseamna sa-ti asumi responsabilitatea si sa contribui la scopul comun al unui grup, sa iei decizii in nume colectiv, sa conduci o echipa si o organizatie. O fire foarte determinata, foarte curioasa si cu mult bun simt, Razvan a avut de atunci multe reusite si in mediul corporate, devenind un profesionist desavarsit. Ne impartaseste in acest interviu recomandarile lui pentru managerii care conduc echipe remote.
Pe 22 aprilie, Razvan Botezatu va fi unul dintre facilitatorii sesiunii „Cum sa conduci o echipa remote”, in cadrul unui nou eveniment Virtual Leadership Dialogues. Pentru informatii suplimentare si inscriere in eveniment, accesati ACEST LINK.
Ai condus in cariera ta echipe atat din domeniul tehnologiei, cat si din FMCG, atat din teren, cat si din roluri strategice. Care crezi ca sunt principalele 3 – 4 provocari pe care le are acum un manager lucrand virtual, remote, cu echipa sa? Ce ar trebui sa invete un manager ca sa-si conduca bine echipa lucrand astfel?
Mai intai de toate, trebuie sa recunosc ca prefer interactiunea fata in fara, ca stil personal – asta pentru ca din acest gen de interactiune imi iau energie si motivatie. Dar de-a lungul carierei am avut si ocazii in care am condus echipe virtuale si am invatat mult de la o experienta la alta.
Ca manager am invatat sa fiu foarte atent si sa “iau pulsul” echipei virtuale – evident ca asta e mai usor intr-o interactiune fata in fata, dar nu trebuie neglijata mai ales cand e vorba de o interactiune virtuala. Cum se simte Andrei? Ce o preocupa pe Anca, pare distrata? A percepe starea membrilor echipei m-a ajutat sa inteleg dinamica echipei de la saptamana la saptamana si de la luna la luna, sa previn sau sa iau masuri cand unii din membri se implicau mai putin si se simteau lipsiti de angajament.
O alta provocare a tinut de modul in care comunicam si interactionam in echipa, si de cel in care lucram pe proiecte. Tin minte ca la un moment dat lucram la un proiect regional cu colegi din echipa mea, cu consultanti externi si colegi din alte tari, si ma simteam ca in “telefonul fara fir” si nu mai stiam fiecare ce informatie are, pe ce versiune de documente lucreaza fiecare. Am invatat ca e mai bine sa comunici mai mult decat mai putin, astfel incat sa nu treaca zile in care sa nu am contact cu echipa – asta reduce si senzatia de izolare pe care uneori o poti simti in astfel de situatii. Aici m-a ajutat foarte mult si tehnologia, folosind aplicatii de lucru colaborativ si videoconferinta.
Am invatat repede pe propria piele ca delegarea nu functioneaza virtual la fel ca in echipele fizice, si ca nu e suficient sa stabilesti roluri in echipa si sa trasezi obiective. Evident ca un manager bun trebuie sa alinieze obiectivele, rolurile si responsabilitatile cu intreaga echipa, inca de la inceputurile functionarii ei si oricand este nevoie pe parcursul desfasurarii activitatii sau proiectelor. In plus, cand vine vorba de echipe virtuale trebuie sa dam atentie mai mare a modului in care stabilim fiecare sarcina de indeplinit pentru orice membru al echipei, cat si a modului / proceselor prin care ne dorim ca ele sa fie indeplinite. Imi aduc aminte de situatiile de inceput in care saptamanal cand faceam review-ul cu echipa de proiect aveam surpriza ca fiecare intelege total diferit ce are de facut si rezultatul era de multe ori sub cel asteptat. Am inteles ca aceasta claritate nu numai a “WHAT”, a destinatiei, obiectivului de atins, cat si a “HOW” modului prin care va fi atins, de catre cine si in cat timp, a facut diferenta pentru mine in ceea ce priveste eficienta coordonarii proiectelor si echipelor virtuale.
Din experienta ta, in ce masura crezi tu ca sunt pregatiti managerii din Romania sa-si conduca echipele prin mediul virtual? In ce fel tehnologia ajuta si unde aduce limitari? Ce rutine manageriale noi crezi ca vor aparea in viitor in organizatii ca urmare schimbarilor aduse de aceasta perioada?
Experienta ultimului an jumatate, in IT, mi-a aratat ca gradul de utilizare a tehnicilor si tehnologiilor de coordonare a echipelor virtuale de catre echipele de management – cel putin din companiile private mari si medii, dar mai ales din sectorul public – este in general scazut. Teoria mea personala este ca multe din echipele de top management, cat si unele de middle management apreciaza stilul ‘hands on’, se bazeaza pe leadership personal si ca managerii nu sunt suficient de informati cu ce le poate oferi tehnologia pentru a fi si mai eficienti si a-si mari impactul, mai ales cand e vorba despre echipe virtuale.
Tehnologia ajuta in a oferi platforme de comunicare si lucru colaborativ, care sa ofere access la informatii simultan si de de ultima ora, pentru toti din echipa. Poate sa automatize procesele de control al task-urilor, masura modul in care obiectivele sunt atinse si pasii facuti pentru a le atinge. Din punctul meu de vedere cea mai mare limitare vine din modul in care aceste tehnologii sunt implementate la nivel de companie si adaptate la nivel de “user case” pentru fiecare functie din companie, echipa sau proiect. E ca si cum ai avea o trusa de surubelnite si trebuie sa stii pe care sa o folosesti in fiecare situatie, ca sa poti lucra rapid, eficient si in siguranta.
Evident ca tehnologia nu poate suplini lipsa de claritate pe obiective, sarcini si termene de executie despre care vorbeam mai devreme, si nici nu poate imbunatati comunicarea intre membrii echipei daca nu este dublata de rutine, procese si de un stil de leadership participativ din partea managerului.
In ce fel crezi ca se vor schimba organizatiile dupa aceasta criza? Ce teme vor capata relevanta? Care ar fi primele procese de business care crezi ca ar trebui revizuite pentru ca firmele sa revina? Va capata un rol mai mare munca de acasa acolo unde este posibil?
O peroada de criza de orice fel ar fi ea ne impinge sa fim creativi, ne activeaza instinctual de supravietuire. Tindem sa cautam solutii noi si sa incercam lucruri pe care pana acum nu le-am testat sau carora nu le-am dat suficienta importanta.
Imi amintesc ca in timpul crizei financiare din 2009-2010 am asistat la explozia serviciilor de outsourcing, pentru ca erau atunci solutia la lipsa de capital si dificultatea de a investi in mijloace fixe. De exemplu, externalizarea managementului flotelor de echipamentelor de birou era pana atunci ceva exotic, si doar cateva companii internationale foloseau acest gen de servicii. In timpul crizei tot mai multe companii au inceput sa foloseasca astfel de servicii si asta adus la o dezvoltare a intregului domeniu de servicii IT.
Vad deja o crestere a gradului de adoptie a tehnologiei de lucru colaborativ, telemedicina, educatie si guvernare la distanta, cumparaturi si livrari online. Sigur ca e o “bula” generata conjunctual, dar asta acceleraza experimentarea acestor tehnologii si servicii pe scara larga si desi cu siguranta cererea pentru ele va scadea dupa aceasta criza, o mare parte va ramane pentru ca le-am incercat, ne-au placut si vom vrea sa beneficiem de ele si pe viitor.
E valabil si pentru munca de acasa/ munca de la distanta – mult companii cochetau cu ideea, unele la nivel declarativ, dar altele chiar in mod practice, iar acum au gasit solutii si perfectioneaza mecanismele si procesele de lucru care vor ajuta pe viitor.
