Sfaturi utile despre remote management: Cum iti conduci echipa de acasa

articol semnat de Viorel Panaite in 27 martie, pentru RevistaBiz.ro

Cum conduci insa o echipa care este departe de tine, fiecare membru lucrand din spatiul lui? Cum compensezi interactiunile spontane de zi cu zi care facilitau colaborarea, luarea deciziilor in sedinte, facilitau productivitatea individuala si colectiva? Cum tii echipa unita, adunata si mobilizata – cu atat mai mult cu cat suntem o cultura gregara care actioneaza mai mult din emotie si sentimente? Iata mai jos cateva sugestii pe care sa le testati si sa le adaptati in propriul context, si care ar putea sa va fie utile:

Acceptati ca munca remote va fi folosita pe scara tot mai larga chiar si dupa ce trece criza. Asta e noua realitate.

Acceptati o perioada in care in organizatie va fi haos, frustrare, irascibilitate, productivitate scazuta, angajati care nu vor accepta acest mod de lucru (care pare atractiv la prima vedere) si care vor gasi mereu ceva care sa-i nemultumeasca. Pana se vor adapta si vor accepta vor da vina pe calitatea infrastructurii pe care firma le-o pune la dispozitie, pe comportamentele gresite ale altora, pe lipsa de competenta a managerilor de a conduce o echipa remote, etc. Nu aveti cum sa evitati aceasta faza. In 2009, la Human Invest, am schimbat modelul de business si am construit unul mai potrivit vremurilor de criza si celor care au urmat. Mie personal mi-a luat mult timp sa accept ca e in avantajul firmei ca oamenii nu trebuie sa mai vina la birou, ca pot lucra de oriunde, ca avem nevoie doar de un spatiu primitor in care sa ne tinem sedintele, si doar de 20% din posturile de lucru cu care eram obisnuiti in 2008. Odata ce am acceptat asta, am inceput sa vad si noi oportunitati. Am fost poate cel care s-a opus la inceput cel mai mult muncii remote la noi in firma pentru ca nu puteam renunta la nevoia de control. Anii care au venit mi-au adus insa doar beneficii muncind in felul asta si mi-au usurat in primul rand munca de conducere!

E normal sa fie multe incercari pana sa ajungeti la o formula functionala. Desi pare simplu la prima vedere – dar nu e deloc asa – multe echipe reusesc cu greu sa se re-organizeze in aceste zile pentru a lucra remote. Marea majoritate a organizatiilor isi schimba acum, in acelasi timp cu trecerea la munca remote, si nenumarate procese de business pentru a se adapta momentului: oameni care pleaca in somaj tehnic, echipe de “sales support” care merg sa ii ajute pe colegii de la livrari din depozite, departamente intregi la care inca nu ajunsesera proiectele de digitalizare din firma si nu au inca acces la o infrastructura digitala sigura si adecvata – sunt doar cateva situatii de la clienti de-ai nostri, firme mari, multinationale, care fac dificila activarea in fuga a muncii remote. O mare parte dintre noi se simte deja bombardata de o avalansa de intalniri pe Zoom si Skype, iar numarul sedintelor pare ca se dubleaza (nu mai vorbesc aici de efortul de a conduce si de a contribui la o sedinta virtuala atunci cand acest ritual este la inceput). E greu sa-ti mai gasesti timp sa-ti faci treaba nu in 8 ore, ci in 12 ore de lucru intr-o zi.

Luati-le si rezolvati-le pe rand! E o perioada care cere efort suplimentar si peste care nu putem sari. Fazele de migrare si de tranzitie sunt mereu obositoare. Dar in niste luni veti gasi formula pe care sa o adoptati si care sa vi se potriveasca. Folositi mijloacele pe care deja le aveti (chiar daca nu sunt ideale) si faceti investitii noi doar daca este absolut necesar (sau deloc). Felul in care veti sti sa ascultati preocuparile celor pe care ii conduceti va va usura munca de conducere.

Managerii cu mai putina experienta de conducere a echipelor dispersate vor avea tendinta sa controleze fie prea mult, fie prea putin munca oamenilor care lucreaza remote. Nu sunt retete aici, mai ales in vremuri tulburi si agitate. Frecventa raportarilor trebuie calibrata si reglata din mers, vazand-si-facand, tinand cont de specificul si natura muncii: organizatiile nu sunt nici unitati militare, nici cluburi de vacanta.

Intalnirile colective trebuie dublate de intalniri unu-la-unu pentru a tine echipa unita si productiva. In plus, managerii cu mai putina experienta trebuie sa invete cum sa implice toti oamenii care sunt prezenti la sedintele virtuale (stim cu totii cat de dificil este), cum sa creeze colaborare intre participanti chiar in timpul sedintelor acestora, sa invete sa recapituleze si sa sintetizeze mai frecvent punctele cheie, sa invete sa asculte inca si mai bine, sa se asigure ca deadline-urile sunt clare si responsabilii sunt bine cunoscuti. Minuta sedintelor este si mai importanta pentru echipele care lucreaza remote, iar regulile de folosire a tehnologiei trebuie urmate pentru a asigura un flux eficient de lucru.

Pe masura ce vor invata sa faca aceste lucruri de baza, managerii vor observa ca isi vor calibra din mers stilul de leadership remote. Uitati-va la acest moment ca la o oportunitate de invatare. Nu-i judecati pe cei despre care credeti ca ar trebui sa stie cum sa va conduca remote si nici pe cei pe care ii conduceti remote: invatam acum impreuna aceste lucruri!