Ce ai nevoie pentru a implementa programe de leadership cu facilitare virtuala

Cristina Opran este Senior Consulting Associate in Human Invest/ Blanchard Romania, se implica in programe de leadership development si a acceptat sa vorbeasca despre implementarea programelor de leadership cu facilitare virtuala. 


Pe 11 mai, Cristina Opran va fi unul dintre facilitatorii sesiunii „Programe de leadership facilitate virtual”, in cadrul unui nou eveniment Virtual Leadership Dialogues. Pentru informatii suplimentare si inscriere in eveniment, accesati ACEST LINK.


  1. Ai peste 5 ani experienta de facilitare in mediu virtual la nivel global si foarte multe din programele de leadership pe care le-ai gandit, condus si implementat au avut o dimensiune virtuala consistenta. Care sunt beneficiile unui program de leadership derulat in mediul virtual? Ce limitari are mediul virtual pentru un program de leadership?

Dintre beneficii vreau sa mentionez costurile scazute pentru calatorii si cazare. Acestea dau posibilitatea ca echipa sa se intalneasca mai des cu facilitatorul si pentru un timp mai scurt, ceea ce face ca procesul de invatare sa fie mai apropiat de cel natural pentru participanti. Totodata, cantitatea de activitati lucrate intr-o sesiune de 60 – 75 de min (comparative cu o zi sau doua de program intensiv) poate ajuta chiar mai bine dezvoltarea unor abilitati de lucru atat in mediu real, cat si in cel virtual.

Un alt beneficiu adus de frecventa ridicata a intalnirilor cu facilitatorul este posibilitatea acestuia de a da feedback participantilor despre progresul facut si ce anume mai au de schimbat pentru a transforma schimbarile in noi obiceiuri de lucru. Si daca ar fi sa ne raportam la ce se intampla cu raspandirea COVID-19, intalnirile virtuale dovedesc deja ca devin o modalitate eficienta si sigura pentru a asigura continuitatea actului managerial si de leadership.

In mediul virtual e mai facil ca participantii sa distribuie (share) documentele pe care le lucreaza in micro-echipe, ca facilitator ai posibilitatea sa imparti participantii in cate sali virtuale vrei in care e mai liniste decat intr-o sala mare in care s-ar auzi unii pe altii. Munca fiind mare parte electronica poate fi documentata si raportata mai usor, iar reflectiile participantilor raman scrise si progresul schimbarilor e facil de urmarit. Am observat ca in mediu virtual este mai dificil pentru participanti sa se intrerupa si sa vorbeasca unii peste altii si cred ca acest lucru da posibilitatea atat introvertilor cat si extrovertilor sa contribuie in mod egal la lucrul in echipa. In plus, in mediu virtual e foarte simplu sa inregistrezi sesiunea in cloud pentru a fi reluata de participanti ori de cate ori vor sa-si reaminteasca ce s-a intamplat in live.

Daca ne gandim la limitari, experienta mi-a dovedit ca poate cea mai importanta este cea legata de diferintele de fus orar dintre locatiile din care se conecteaza participantii si facilitatorul. O alta este lipsa posibilitatii de a socializa inainte si dupa intalnire, in pauze, de aceea e nevoie ca facilitatorul sa includa in sesiuni si momente de conectare la nivel personal intre participanti.

De asemeni, faptul ca nu ai participantii in aceeasi incapere este nevoie sa inveti sa te folosesti de facilitatile platformei de lucru pentru a crea interactiune si a fi tot timpul in contact cu ei. Mai mult de atat, conform ultimelor studii de specialitate, o persoana care lucreaza in mediu de birou este intrerupta din activitate sau isi schimba focusul in medie la fiecare 3.08 secunde. De aceea, in acest mediu in care suntem in permanenta conectati, intrebarea cea mai importanta este: cum fac sa mentin atentia participantilor?

  1. Care ar fi cateva conditii ale organizatiei pentru ca un program virtual sa aiba impact pozitiv vizibil? Ce caracteristici ar trebui sa aiba un astfel de program?

Ajuta foarte mult ca organizatia sa aiba in cultura ei procese de business care se deruleaza in mediu virtual, ca de exemplu analize periodice pe diverse arii de business, raportari lunare, echipe de experti care lucreaza virtual in proiecte pentru clienti externi sau interni. Asta inseamna ca participantii vin cu obiceiul de a lucra in echipe in mediu virtual si astfel sunt mai deschisi sa participe intr-un astfel de program. De asemeni, este important pentru un program virtual sa aiba obiectivele de invatare conturate de la bun inceput si acestea sa fie comunicate cu claritate catre viitorii participanti.

O alta caracteristica importanta este crearea conexiunilor sociale: participantii sa aibe oportunitatea sa se conecteze intre ei cat de des posibil, prin crearea de oportunitati pentru dialog si dezbatere de idei si experiente. Pentru crearea conexiunilor sociale sunt recomandate platformele de gamification, care pot fi folosite in acest scop intre sesiuni virtuale. Ele conecteaza oameni si experiente, dand astfel oportunitatea de invatare sociala care de multe ori nu ar fi posibila, din motive de distante geografice.

  1. Ai avut o evolutie frumoasa si continua pentru multi ani in rol de Services Operations Manager, ai condus apoi functia de Training & Development a regiunii organizatiei globale din care ai facut parte, ai fost si Global Learning Partner pentru mai multe regiuni ale organizatiei. Care au fost cateva principii personale care pe care ti-ai asezat evolutia ca profesionist? Care ar fi cateva lectii de leadership pe care le-ai invatat de la altii in tot acest timp?

Cred cu tarie ca succesul in orice rol vine prin munca asidua si perseverenta. Provocarea mea a fost sa inteleg ca in fiecare din roluri succesul insemna altceva, ceea ce pe mine m-a lansat de fiecare data pe o noua curba de invatare. Am cautat sa inteleg si sa definesc impreuna cu managerii mei ce inseamna succesul in toate dimensiunile rolului respectiv, ca rezultate si impact in business si de asemeni in echipele de lucru. Am avut norocul sa am mentori buni, care m-au ghidat in a intelege ce anume era nevoie sa pastrez in noul rol din ce facusem sau stiam cel mai bine din rolurile anterioare, ce anume aveam nevoie sa invat sa fac diferit si bineinteles ce anume era nevoie sa las in urma mea. Cu ei am lucrat sa-mi dezvolt procese de auto-reflectie si feed-forward si abilitatea de a o face cat mai firesc.

Am cautat in toate rolurile pe care le-am avut – si asa fac si acum – sa inteleg intai ce inseamna succesul, cum se defineste el raportat la rolul respectiv si unde sunt eu pe acel inceput de drum. Si apoi m-am apucat de invatat, care e de multe ori un process incomfortabil, cu dezvatare si reinvatare, pentru ca te afli in situatia in care ce te-a ajutat sa fii de success pana atunci, iti poate bloca evolutia. Sa stii sa lasi in urma ce nu-ti mai foloseste sau nu te mai ajuta sa cresti si sa stii ce sa iei din ce-ti aduce viitorul, asta cred ca e una din cele mai importante lectii de leadership pe care am invatat-o. Si de altfel, daca stam bine sa ne gandim, filosofia SLII® cuprinde in modelul de leadership ciclicitatea invatarii, cu nevoile de directie, coaching, support, incurajare, de care poate depinde succesul nostru, functie de ce drum legem si de provocari.

Mai cred de asemeni, ca este necesar sa fii tu in primul rand schimbarea pe care vrei sa o vezi in ceilalti, sa adopti si sa folosesti ceea ce pui in programele pe care le livrezi catre ceilalti. Daca spui ca e important sa dai si sa primesti feedback, fa-ti un obicei din a cere feedback, a multumi pentru el si a-l folosi pentru a face lucrurile mai bine. De exemplu, dupa fiecare sesiune virtuala, in ultimile 3 minute, le cer participantilor sa completeze un survey online in care le cer sa spuna ce le-a fost util din sesiune si ce au nevoie sa fie diferit data viitoare. La inceputul sesiunii urmatoare, le multumesc pentru feedback si le spun ce va fi diferit – daca este cazul – in sesiunea curenta. Astfel co-cream experiente de invatare impreuna, facilitator si participant, avand in vedere nevoi concrete de invatare.

  1. Un facilitator care a lucrat doar in sala poate automat sa fie un facilitator bun si in mediu virtual? Care ar fi 3 lucruri pe care trebuie sa si le dezvolte pentru a reusi si in mediu virtual?

 Nu intotdeauna. Pentru a avea succes in mediu virtual, prima abilitate pe care consider ca e important sa ti-o dezvolti este sa poti mentine toata lumea atenta la activitatile de lucru deoarece participantii se afla intr-un loc in care pot exista mai multe surse de distragere decat intr-o sala fizica de curs.

 O a doua abilitate pe care o consider utila este sa stii sa eviti coplesirea participantilor cu prea multe informatii. In zilele noastre, oamenii sunt suprastimulati si suprabombardati cu o multitudine de informatii: de aceea, e foarte important sa stii sa te axexi pe cateva activitati de practica cheie, sa le structurezi bine astfel incat participantii sa invete si sa deprinda cu adevarat abilitatile exersate. Avand in vedere ca de obicei au impact activitatile la care lucreaza la inceputul si sfarsitul programului, poti pune cele mai importante lucruri in aceste segmente.

Nu in ultimul rand, flexibilitatea de a face fata cu calm si umor cateodata, este un atu important al unui facilitator virtual. Ganditi-va ca pot apare situatii neprevazute pe care tehnologia ni le poate crea noua sau participantilor inainte sau in timpul sesiunilor – pene de curent, intreruperi ale Internetului, resetari ale laptopurilor. Le-am trait cam pe toate – fie eu, fie participantii din sesiunile pe care le-am facilitat, si in timp am invatat sa gestionez situatiile. Astfel de situatii m-au invatat cat de important este sa stabilesti si sa agreezi cu participantii, la prima sesiune, normele si regulile dupa care va veti ghida in interactiunile din program.

  1. Ca facilitator certificat ai condus la nivel global multe sesiuni cu versiunea virtuala a programul nostru Situational Leadership® II (SLII®). De ce ai recomanda si altor organizatii versiunea lui virtuala? Care ar fi principalul diferentiator care il face atat de popular in intreaga lume?

Principalul element cu adevarat distinct este faptul ca SLII® in versiunea virtuala e facut special sa ii ajute direct si pe manageri care lucreaza “remote” cu echipele lor, pe platformele digitale interne folosite de organizatie. Participantii exerseaza in timpul programului, in mediul virtual, conversatiile de leadership pe care le vor avea cu cei din echipa lor atat in mediul virtual, cat si fata-in-fata. Platforma digitala proprie a programului SLII®, mobile-friendly, pune la dispozitia participantilor toate exemplele video folosite, activitati gamificate si multe altele utile intre sesiuni si pentru momente de follow-up.