Conduci un proiect intern? Cinci lucruri de facut ca sa misti lucrurile mai repede
„Nu este pe agenda decidentilor, proiectul nu exista” – e un lucru stiut. Si exista cu atat mai putin intr-o cultura in care grija zilei de maine lasa managerilor superiori putina atentie pentru proiectele pe termen mediu, de „business development”, de inovatie, de optimizare a proceselor etc.
Cand lucrurile sunt blocate, toate partile implicate au o responsabilitate si nu e deloc matur si nici profesionist sa dai vina pe managerii tai care te tot amana, pe birocratia din organizatie care te incurca, pe tine ca nu stii sa profiti de oportunitati, pe colegii din alte departamente care nu te sprijina cand ai nevoie sau pe partenerii externi cu care lucrezi, despre care zici ca livreaza prost. Cand iesi din atitudinea defensiva, iti asumi partea ta de responsabilitate, incepi sa te gandesti mai limpede cum ai putea face sa misti lucrurile. Iata mai jos cateva idei:
1. Invata in detaliu cum functioneaza sistemul organizatiei tale. Asa cum parlamentul unei tari are protocoalele lui prin care este facuta ordinea de zi, si in organizatia ta exista un mod in care se face agenda unei intalniri pentru luarea deciziilor. Invata cum functioneaza sistemul si cum se face ordinea de zi: cu cine si cand trebuie sa vorbesti, cine concepe lista deciziilor de luat, cu cine din organizatie te mai poti asocia pentru a construi un subiect cu miza care nu poate fi exclus de pe ordinea de zi. Competentele de cooperare si sprijin reciproc, capacitatea de a construi aliante, competentele care iti dau credibilitate sunt cruciale in acest pas.
2. Intareste-ti „de ce”-ul personal pentru care vrei sa reusesti cu proiectul pe care il conduci. Pentru ca vrei glorie si faima? Cu acest motiv s-ar putea sa activezi multi oponenti si sa te trezesti cu mult mai putina sustinere decat te astepti. Pentru ca n-ai avut incotro si a trebuit sa preiei proiectul? Te asigur ca vei avea putina energie si putina creativitate ca sa faci proiectul sa inainteze, cand va fi nevoie de disponibilitate la efort suplimentar. Invata sa-ti schimbi aceste perspective intr-unele care sa iti foloseasca mai mult, pentru a te incarca cu motivatia optima de care ai nevoie.
3. Accepta ca valoarea proiectului in ochii decidentilor se construieste constant, nu ramane la cotele inalte initiale. Chiar daca nivelul de entuziasm debordeaza in faza initiala si intreg nivelul managementului superior declara totala sustinere, nu inseamna ca automat se va si intampla asta de-a lungul proiectului. Fii mereu pregatit sa interactionezi cu oamenii-cheie din companie, ori de cate ori ai ocazia: competentele de folosire a intrebarilor, competentele de ascultare, felul in care iti arati optimismul si increderea, competentele de a purta conversatii in care impletesti interesele celor de fata sunt mult mai importante ca sa intaresti brandul proiectului tau decat prezentarile formale la care esti invitat sa prezinti status-ul acestuia.
4. Transmite-le celor din echipa de proiect asteptarile tale, asftel incat sa se implice activ si ei in promovarea proiectului catre oamenii cheie cu care acestia intra in contact. Managementul superior acorda mai multa atentie acelor proiecte care intrunesc o sustinere cat mai mare in organizatie si se vor uita cu mai multa seriozitate la proiectul tau daca oamenii cheie il aduc firesc in discutii ce tin de teme indirecte. Stim cu totii ca atunci cand faci prea multa reclama unui produs acesta devine suspect, dar poti gasi nenumarate mijloace elegante de a atrage atentia organizatiei asupra relevantei muncii echipei tale.
5. Piloteaza constant si cat mai rapid procesele desenate, impartaseste lectiile si reusitele cu decidentii pe care ii vrei aproape de tine. Pregateste-te bine cand propui un pas-pilot, fundamenteaza bine maximum 3-5 optiuni pe care le-ai avut in vedere si arata cum ai ales-o pe cea pe care o pilotezi, arata care sunt riscurile, implicatiile si planurile tale de rezerva, inclusiv ce alti oameni-cheie din companie te sprijina activ. Pune-te in locul decidentilor si raspunde la intrebarea: „eu ce as vrea sa stiu daca ar fi sa investesc din banii mei si din reputatia mea in acest proiect-pilot?”
Sansele de progres ale proiectelor cresc direct proportional cu calitatea leadershipului cu care le conducem. Sigur, nicio reteta nu garanteaza reusita. Insa o abordare matura, echilibrata si inteleapta solicita disciplina, cooperare, imaginatie si efort suplimentar, adica aceleasi lucruri de care ai nevoie sa cresti, atat in plan profesional, cat si personal.
Articol publicat in 19 octombrie 2016 in revista Cariere
