Vrei sa cunosti cu adevarat o organizatie? Observa-i sedintele.
Daca vreti sa stiti cat de inalte sunt ambitiile si standardele de lucru ale unei companii, cum stie sa-si optimizeze consumurile si sa risipeasca cat mai putine resurse, cat de proaspata, vie sau slaba ii este energia sau cat de bine stie sa colaboreze– participati la sedinte.
Sedintele unei echipe executive, de proiect, cross-functionale, ale unui team-leader de departament operational sau de vanzari, reflecta cum nu se poate mai bine vitalitatea intregului organism, eficacitatea si valorile sale, nivelul angajamentului fata de scopul comun sau calitatea proceselor de colaborare si sustinere reciproca dintre membrii sai.
Orice viziune si ambitie a CEO-ului antreprenor sau a CEO-ului angajat, a unui vice-presedinte sau director, va prinde cu adevarat viata si va avea sustinere reala in practica (nu doar mimata), atunci cand managerii isi vor dezvolta competente mature de a-si conduce sedintele de echipa si atunci cand vor fi preocupati sa imbunatateasca de la o sedinta la alta productivitatea si implementarea deciziilor luate.
O sedinta de echipa reprezinta singura ocazie a liderului – fie ca este CEO, task-force leader, project manager sau team-leader – sa-si conduca echipa ca intreg, sa intareasca semnificatia scopului comun si a valorilor comune, sa invite participantii sa contribuie creativ si colectiv la optimizarea proceselor, sa ofere input, sa recomande sau sa sugereze decizii. Este ocazia team-leader-ului de a crea un spatiu de transformare, innoire si de invatare la locul de munca, in timp-real, in situatii reale de business, cu miza reala, si nu doar in situatii simulate, fara miza, in salile de curs. E un spatiu de co-creare a viitorului companiei.
Tiparele unei sedinte definesc si reflecta tiparele echipei, ale diviziei sau ale intregii organizatii. Fiecare tipar este insotit de o serie de implicatii si consecinte pe care orice manager responsabil trebuie sa si le asume, daca se considera un manager matur. De-a lungul experientelor mele de consultant, am intalnit companii cu sedinte mimate tinute doar cand dorea o autoritate suprema si aflate, ca o scena, la totala dispozitie a acestuia. Cu sedinte regulate, dar cu lupte teritoriale si profund beligerante; cu sedinte exagerat de prietenoase si fara decizii finale sau concluzii. Majoritatea participantilor pleaca frecvent de la astfel de sedinte cu multa frustare, reconfirmandu-si preconceptia ca sedintele sunt o idee proasta, o pierdere de timp care mai mult te obosesc si iti iau energia.
Si totusi – sentimentul impartasirii unei experiente comune, ceea ce da sentimentul de camaraderie si unitate intr-o echipa, forta de a depasi dificultati care par insurmontabile la prima vedere, increderea si sustinerea reciproca, ceea ce da curajul pentru o decizie indrazneata, dar riscanta, este calitatea proceselor colective ale unei echipe, calitatea managementului echipei in sedintele acesteia – spatiul public al echipei.
Unul din clientii nostri, companie antreprenoriala locala, lider pe piata pe care activeaza, dar cu o cota de piata in scadere, si-a angajat in acest an un nou CEO. Scopul a fost acela de a asigura tranzitia organizatiei de la una condusa intr-un mod carismatic si indraznet de unul din actionarii fondatori alaturi de unul sau doi oameni de incredere, puternic reactiva la oportunitatile de business identificate de acestia, la una condusa in primul rand pe baza unor valori comune si a unei viziuni impartasite, cu sisteme si procese innoite, care sa asigure cresterea din interior a unei noi generatii de profesionisti.
Acesta a fost, in general, si brief-ul pe care ni l-a dat CEO-ul, in prima lui saptamana de lucru. Am fost intrebati direct: “Si acum, cum ma puteti sprijini si cat de repede putem incepe? Va fi un proiect pe 2 ani de zile. Primele 3 luni ale mandatului meu trebuie sa dea un semnal de prospetime si claritate in ceea ce priveste schimbarile pe care vreau sa le aduc. Aceasta schimbare este asteptata de mult timp de cea mai mare parte din organizatie, dar sunt si nivele mari de cinism bine mascat si opozitie din partea celor mai vechi.”
Dupa cateva intalniri comune de lucru cu CEO-ul, am agreat ca acompanierea sedintelor echipei de management si a sedintelor unor proiecte interne de transformare sunt locurile de unde vom incepe, iar “renovarea casei” va aduce rezistenta, dar si schimbari inerente in procesul catre o “casa noua” si “utilitati moderne”. Era tipul de organizatie in care diverse sedinte se tineau doar la convocarea presedintelui si in care participantii raportau informatiile care li se cereau, laudandu-se cu realizari frumos cosmetizate, pentru a ramane printre favoriti. Misiunea noastra in acest proiect a fost sa activam procesele de team-management din organizatie, sa asistam echipa de management sa-si defineasca ambitii comune, sa construim o practica a intalnirilor de echipa, odata cu lansarea proiectului de transformare din companie – sa construim astfel trecerea in etapa in care organizatia se bazeaza si pe puterea, responsabilitatea si maturitatea membrilor, nu doar a catorva lideri de top.
Am incheiat de curand prima etapa a proiectului, etapa in care o colega de-a noastra a insotit sedintele de echipa ale proiectelor interne: i-a sprijinit pe team-leaderi sa puna intr-o perspectiva mai mare scopul fiecarei sedinte si sa se pregateasca cu acest lucru in minte. A observat si a oferit echipei, in timp real si la momentele potrivite, o oglinda a proceselor de lucru si de decizie in care acestia se aflau, a invitat echipa sa-si dezvolte o structura colaborativa de lucru in sedinte, a oferit team-leader-ilor un spatiu pentru a-si dezvolta o practica de debriefing, dupa fiecare sedinta.
Aceasta etapa a fost in acelasi timp si o ocazie de instruire si de dezvoltare a competentelor de team-management ale team-leaderilor care conduc aceste proiecte. Depinde mai departe cat de mult isi doresc si sustin aceasta evolutie proprietarii si initiatorii proiectului pe care vi l-am descris – vor trebui sa invete si ei, la randul lor, sa se detaseze de proiectul vietii lor, sa invete cum sa acceseze un nivel mai inalt de leadership care inseamna trecerea de la urmarirea succesului, la a da o semnificatie acestuia.
Revin la tema acestui articol: sedintele de echipa si procesele de team-management sunt un loc foarte potrivit de pilotat si inceput un proiect de innoire si revitalizare a afacerii, a companiei. Ingredientele exista deja in orice organizatie si in orice echipa: ramane doar construirea cu competenta, autenticitate si rabdare a unui spatiu cu conditii propice pentru reactivarea resurselor colective ale echipei si a dorintei naturale a firii umane de a contribui la un scop mai inalt, cu semnificatie.
Articol aparut pe www.money.ro.