Time management: Cum sa nu-ti sabotezi singur planurile in 2015

S-a terminat deja vacanta si, la fel ca in fiecare Ianuarie, si de data aceasta ti-ai propus sa schimbi ceva: fie sa devii mai productiv, sau sa ai mai mult timp liber pentru prieteni, familie sau alte preocupari. Dar, cu siguranta un plus de cofeina nu te va duce deloc acolo, asa ca, iata mai jos patru aspecte importante de care sa tii cont.

Optimizeaza sistemul
Oamenii care obtin rezultatele cele mai bune se gandesc frecvent la modul in care isi pot imbunatati productivitatea. Cand te preocupa sa-ti gestionezi mai bine timpul, ai mult mai multe lucruri de castigat. Nivelul de stres scade si cresc sansele de a-ti atinge cu adevarat obiectivele propuse, telurile de care iti pasa atat de mult.

La finalul zilelor in care iti spui ca ai fi terminat mai multe lucruri de facut daca ai fi avut o ora in plus, gandeste-te la toate motivele care te-au impiedicat sa faci asta. Monitorizeaza (in scris) cat timp petreci zilnic cu anume activitati, mai mult sau mai putin productive si cat de des te lasi intrerupt. Analizeaza inregistrarile pe parcursul unei perioade de timp si incearca sa descoperi acele elemente care necesita atentie pentru a fi reduse sau chiar eliminate. Vei vedea astfel cel mai bine cum poti castiga timp in fiecare zi, daca intervii asupra aspectelor care te influenteaza negativ.

Cu cat constientizezi mai bine ceea ce este necesar a fi schimbat, cu atat vei putea avea o directie concreta de actiune. Tine cont ca nu poti schimba ceea ce nu poti masura. Iar daca vei intelege mai bine care sunt directiile tale de investitie a timpului, vei fi mult mai constient de valoarea acestuia si vei putea sa cresti gradul de control, asumare si productivitate.

Protejeaza agenda

Plecand de la rezultatele pe care vrei sa le obtii, gandeste-te in avans la un program in care sa poti folosi cat mai bine timpul pe care il ai la dispozitie. Asta presupune sa tii cont de toti factorii care te influenteaza. Prin crearea unui program cat mai bun vrei reusi nu doar sa mentii controlul asupra timpului tau, dar si sa pastrezi un echilibru intre prioritati. Pentru ca altfel, vom avea de multe ori tentatia de a reactiona la ceea ce vine catre noi si mai putin de a controla activ modul in care ne petrecem timpul.

Pentru a profita cel mai bine de timpul tau, este necesar sa iti mentii concentrarea asupra lucrurilor importante si sa te protejezi de tentatia obiceiurilor neproductive. Esti singura persoana care iti poate apara ziua si calendarul si care poate reduce sau indeparta orice posibile tentatii. Pastreaza o pozitie ferma cu privire la activitatile pe care le consideri relevante scopului tau. Timpul castigat prin eliminarea sarcinilor neproductive poate fi foarte usor investit in alte preocupari mult mai valoroase.

Intreruperile sunt naturale si devin parte integranta din viata noastra. Suntem totusi responsabili pentru o mare parte dintre acestea. Fa ceea ce depinde de tine pentru a reduce volumul intreruperilor si nu lasa ca prioritatile tale sa fie deturnate de urgentele celorlalti. Iar daca la tine la birou intreruperile sunt dese, adaptandu-te la un nou stil de lucru poate fi un obicei nou atat pentru tine cat si pentru echipa ta. Cea mai buna solutie pentru a evita distragerile permanente este de a crea un mediu adecvat, productiv, colaborativ, bazat pe respect reciproc.

Imblanzeste tehnologia

Discuti la telefon cu unul dintre clientii tai, in timp ce te uiti la emailul pe care tocmai l-ai primit de la managerul tau. Nici nu inchizi bine conversatia ca in timp ce iti notezi cateva activitati de facut in urma conversatiei un coleg apare langa tine si iti cere ajutorul pentru un proiect de care te ocupi. Mai citesti o data emailul, timp in care primesti un mesaj prin intermediul mesageriei interne a companiei. Sunt atat de multe lucruri pe care le ai de facut ca nici nu stii cand le vei termina pe toate si de aceea alergi de la o activitate la alta in permanenta.

In determinarea noastra de a tine pasul cu volumul urias de munca si informatii ne impartim atentia simultan intre mai multe puncte de interes. Iar aceasta este partea negativa a dezvoltarii tehnologice. Mintea ta este supra solicitata in timp ce comuta intre mai multe sarcini si este supusa in permanenta unui efort sporit.

Tine minte ca emailul si smartphone-ul sunt instrumente de lucru foarte bune, dar foarte usor sunt surse de distractie veritabile, care te deturneaza de la a duce o sarcina la bun sfarsit. Stabileste momente in zi in care sa stai departe de ele. Limiteaza intreruperile si nu lasa tehnologia sa iti controleze timpul.

Administreaza energia

Atunci cand esti ocupat, este foarte usor sa te simti dezechilibrat si sa nu mai acorzi atentie lucrurilor importante din viata ta. Pentru ca ai nevoie de mai mult timp sau energie ca sa duci la bun sfarsit activitati complexe, este foarte usor sa devii dezamagit sau stresat.

Foloseste-te de nivelul ridicat de energie din prima parte a zilei corespunzator. Daca investesti acel timp in activitati de rutina, mai putin relevante, este foarte posibil ca ceea ce conteaza cu adevarat sa fie rezolvat abia dupa masa de pranz sau chiar spre seara, eventual dupa program. Urmareste sa planifici acele activitati cu adevarat importante dimineata devreme. Vei avea o capacitate de concentrare mai buna si vei putea sa obtii rezultate inca din prima parte a zilei. Altfel, nu vei face decat sa mai bifezi inca o sedinta care oricum s-a prelungit pentru ca fiecare a insistat sa isi exprime punctul de vedere si agenda nu a fost clar stabilita.

Incearca sa gasesti loc in agenda zilnica si pentru pauze de relaxare sau pentru activitati care iti plac si iti aduc energie: un eveniment cultural, o cina cu familia intr-un restaurant linistit sau activitati sportive care sa iti incarce bateriile si sa iti dea un plus de motivatie. Urmareste si dezvolta asadar o serie de obiceiuri sanatoase care sa te ajute sa faci fata supra-solicitarii. Daca te trezesti mai devreme si iti rezervi timp pentru un mic dejun sanatos, daca te odihnesti corespunzator si daca urmaresti sa iti pastrezi un nivel ridicat de energie, vei reusi sa te concentrezi mai bine, sa fii mai productiv si sa realizezi ceea ce ti-ai propus si conteaza cel mai mult pentru tine! Mult succes!

Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0